Sử dụng máy photocopy sao cho hiệu quả

Máy photocopy cũng như các thiết bị máy văn phòng khác, việc đầu tư, vận hành và sử dụng sao cho hiệu quả, tiết kiệm cũng là câu hỏi được mọi người quan tâm nhiều nhất.

Như chúng ta đã biết với kinh phí cho đồ dùng văn phòng ngày càng eo hẹp như hiện này, thì việc đầu tư một máy photocopy để dùng cho in ấn, để giải quyết nhu cầu công việc cũng là vấn đề đáng bàn. Bài hôm trước mình cũng đã hướng dẫn tư vấn "cách chon mua máy photocopy" và "Vì sao phải chọn thuê máy photocopy" .  Hôm nay Truongphatshop sẽ tư vấn cho các bạn đã có máy photocopy rồi, thì sử dụng sao cho tiết kiệm nhất.

Trước tiên chúng ta nên quan tâm đến vị trí đặt máy photocopy vì sao?

Sở dĩ chúng ta phải quan tâm đến vấn đề này là vì nếu chúng ta không lựa chọn đúng vị trí, tránh ánh nắng gắt vì gây hại cho máy, tránh hướng luồng khí máy lạnh, tránh tình trạng ẩm máy dễ gây kẹt giấy, tránh ngay lối đi nhiều người qua lại. 

Thứ hai: sử dụng giấy đúng chủng loại ?

Vì nếu máy quy đinh sử dụng giấy định lượng 70 - 80gsm, mà chúng ta mua giấy dưới định lượng quy định, thì sẽ gây tình trạng kẹt giấy, rơi mực gây hỏng máy. Nếu chúng ta tiết kiệm 5000 vnd - 10.000vnd hoặc hơn khi mua 1 ram giấy có định lượng thấp, thì ngược lại chi phí khi thay thế vật tư hỏng hóc lại khá cao. 

Thứ ba: thao tác đúng cách, đúng hướng dẫn sử dụng?

Vì khi sử dụng máy photocopy thao tác sai sẽ gây lãng phí giấy, mực và thời gian cho công việc. Và khi máy hỏng thì tốn thời gian chờ đợi để khắc phục sự cố, làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

Thứ bốn: lựa chọn chế độ tiết kiệm mực vừa phải cho các tài liệu không cần thiết, điều này sẽ giảm được 50% lượng mực tiêu thụ hàng tháng.

Thứ năm: lựa chọn khổ giấy A4 ngang để tăng tuổi thọ của trống vì giảm được thời gian quay khi hoạt động liên tục. Sử dụng giấy 1 mặt để tiết kiệm giấy (nên lụa chọn giấy một mặt còn tốt và loại bỏ hoàn toàn ghim kẹp trước khi tái sử dụng)

Trên đây là 5 yếu tố quan trọng để sử dụng máy photocopy đạt năng suất tối ưu